چگونه نرم افزار CRM را به نرم افزار مدیریت مستندات لینک کنیم؟

در مطلبی با عنوان “نرم افزارهای یکپارچه در کلود ” در خصوص مزایای لینک بودن نرم افزارها توضیح دادیم و قرار گذاشتیم تا طی مطالبی به تشریح جزییات ارتباط بین نرم افزارهای سرویس کسب و کار آنلاین بپردازیم. در این مطلب درباره یکپارچگی بین نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری و نرم افزار مدیریت مستندات بر پایه شیرپوینت توضیح می دهیم.

چه لزومی دارد از نرم افزار مدیریت مستندات در کنار نرم افزار ارتباط با مشتری استفاده کنیم؟

اولین سوالی که پیش می آید این است که اصلا نیاز به وجود نرم افزار مدیریت مستندات در کنار CRM هست؟ مگر CRM امکان پیوست فایل ندارد؟ وقتی می توانیم فایلها را در خود CRM پیوست کنیم چه نیازی به یک نرم افزار دیگر است؟ برای پاسخ به این سوال باید از دو زاویه به موضوع نگاه کرد.

  • 1- تشکیل مرکز اسناد: اگر ما یک دید استراتژیک برای ساختار نرم افزاری شرکت خود داشته باشیم. قطعا به یک مرکز اسناد که در آن همه مستندات و فایلهای مرتبط با مشتریان و پرسنل و پروژه ها و … در یکجا گردآوری شده باشند، نیاز داریم. اگر با این ساختار موافق هستید، باید از اولین نرم افزاری که خریداری می کنید این استراتژی را دنبال کنید یعنی قراردادها و فایل های مرتبط با مشتریان را در سیستم مدیریت مستندات مرکزی خود ذخیره کنید و در سیستم CRM به آنها دسترسی داشته باشید.
  • 2- سبک نگه داشتن CRM: اگر قرار باشد هر فایلی اعم از بروشورها، توافق نامه ها، پروپوزال ها، صورت جلسات، فیلم های بازدید و …را در نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری نگهداری کنیم. قطعا باعث می شویم تا اصطلاحا سیستم سنگین شود و چون نرم افزار CRM به صورت تخصصی برای نگه داری حجم زیاد فایل طراحی نشده است. این روش قطعا در عملکرد و کارایی سیستم در دراز مدت تاثیر منفی می گذارد. پس بهتر آن است که وظیفه مدیریت فایلها را بر عهده سیستم تخصصی این کار یعنی نرم افزار مدیریت مستندات بگذاریم و از یکپارچگی بین دو سیستم استفاده کنیم. و از محیط CRM هر زمان که اراده می کنیم به فایلهای مرتبط با یک مشتری دسترسی داشته باشیم.

این یکپارچگی چه مزایایی دارد؟

علاوه بر آنچه که در خصوص ضرورت استفاده از نرم افزار مدیریت مستندات به صورت یکپارچه با نرم افزار CRM عنوان شد، به کار گیری نرم افزار مدیریت مستندات مزایای زیادی دارد که برخی از آنها را عنوان می کنیم.

  • 1- مدیریت حقوق دسترسی : استفاده از سیستم مدیریت مستندات این امکان را برای شما فراهم می کند تا دسترسی کاربران مختلف به قسمت های مختلف از پرونده مشتری را کنترل کنید. مثلا برخی کاربران به قیمت های اعلام شده به مشتری دسترسی نداشته باشند.
  • 2- حفظ سوابق تغییرات اسناد: یکی از قابلیت های منحصر به فرد سیستم مدیریت مستندات مبتنی بر شیرپوینت این است که سوابق تغییرات روی یک سند به صورت خودکار نگه داری می شود. و شما می توانید تغییراتی را که روی پیشنهاد مشتری از ابتدای مذاکره تا انتهای آن رخ داده است را دنبال کنید.
  • 3- جستجو در محتوای اسناد: با استفاده از سیستم مدیریت مستندات شما می توانید حتی در محتوای فایلها نیز جستجو کنید. مثلا شما دنبال عبارت خاصی می گردید که در برخی از قراردادهای مشتریان آمده است. با یک جستجوی ساده می توانید همه قراردادهایی که این عبارت در محتوای آن استفاده شده است را پیدا کنید.

چگونه نرم افزار CRM را به نرم افزار مدیریت مستندات لینک کنیم؟

در سرویس کسب و کار آنلاین کافی است در زمان خرید سرویس CRM از فروشنده بخواهید که سیستم مدیریت مستندات را نیز برای شما فعال کند. بقیه کارها همه توسط تیم ما انجام می شود. و شما به سادگی از درون محیط نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری می توانید برای مشتریان خود پرونده تشکیل دهید. فایلها را درون پرونده قرار دهید. آنها را طبق بندی کنید و …

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

جدال طوفان‌های خورشیدی با دنیای تکنولوژی

 

جامعه وابسته به تکنولوژی بار دیگر که زمین در معرض یک فوران خورشیدی عظیم قرار گیرد، به زانو در می‌آید.

فوران‌های شدید پلاسما از خورشید که به نام “دفع خرمنی جرم” خوانده می‌شود، می‌تواند با ایجاد تداخل الکترومغناطیسی، اثرات مخربی بر تکنولوژی داشته باشد. یک انفجار سهمگین در سال 1989 شبکه‌ای از خطوط برقی در کبک را برای چندین ساعت از کار انداخت. 

مطلب مرتبط: مشتری محوری در همه ابعاد سازمان

قدرتمندترین انفجار خورشیدی بی‌سابقه در سال 1859 اتفاق افتاد. در آن زمان، این انفجار تنها ارتباطات تلگرافی را مختل کرد. ولی اگر همان انفجار امروزه رخ می‌داد، اثرات مخرب پایداری را بر روی شبکه‌های برق، منابع آب و چرخه طبیعی آن، مواد خوراکی فاسد شدنی، داروها و دیگر ضروریات به‌وجود می‌آورد.

از طرفی ترانسفورماتورهای آسیب دیده که ولتاژ برق را تغییر می‌دهند، به معضلی بزرگ و اساسی تبدیل می‌شدند. به گفته «دنیل بیکر» از دانشگاه کلورادو، اگر تعداد زیادی از این ترانسفورماتورها بر اثر یک انفجار عظیم خورشیدی آسیب ببینند و مجبور به خارج کردن آنها از شبکه شویم، زمان زیادی برای جایگزینی آنها نیاز است. ضمن اینکه به تعداد کافی ترانسفورماتور نداریم و باید به‌طور سفارشی ساخته شوند.

مطلب مرتبط: بی انگیزگی کارکنان خود را متوقف کنید

به گزارش ماهنامه نجوم، یک پژوهش جدید که هفته گذشته در مجله نیوساینتیست به چاپ رسید پیش‌بینی می‌کند که احتمال چنین انفجارهای عظیمی در خورشید تا چند دهه آینده وجود ندارد و خورشید مدت زیادی را در آرامش به سر خواهد برد. با این حال چنین پیش بینی‌هایی با عدم قطعیت‌های بسیاری همراه است.  

خوشبختانه راه‌هایی برای کاهش خطرات ناشی از چنین فاجعه‌ای وجود دارد. به عنوان مثال، تغییرات نسبتا کم هزینه در مدارهای ترانسفورماتور می‌تواند آسیب‌پذیری آنها را در برابر اثرات طوفان خورشیدی کاهش دهد و مقاومتشان را در مقابل آسیب ها از 60درصد به 70درصد برساند.

 

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

سازمان و CRM

بازاريابی سنتی بر پايه چهار P ( Product، Promotion، Place، Price) تمرکز داشت و مساله اصلی در آن افزايش حجم مراودات مشتريان و فروشندگان محسوب می شد. ولی امروزه استراتژی CRM فراتر از افزايش حجم مراودات است. اهداف اين نگرش نوين عبارتند از افزايش نگرش مثبت و گرایش به سازمان از طريق رضايت مشتری در سازمان ها.
در CRM ما بايد نماينده امين Trusted Agent مشتری باشيم، به طوريکه بدست آوردن اعتماد مشتری همواره بايد يکی از اهداف اوليه در راه ايجاد رابطه بلند مدت با مشتريان باشد.
« ارتباط با مشتری بايد با تمام ابعاد فرآيند درون سازمان گره خورده باشد»
فقط در صورت برقراری اعتماد، بين مشتری و فروشنده امکان تبادل اطلاعات بوجود می آيد. در دنيايی که ميزان وفاداری مشتريان به کالاها و خدمات روز به روز کمتر می شود، تنها راه حفاظت از موقعيت رقابتی، داشتن روابط مبتنی بر اعتماد با مشتريان است. در غير اين صورت، تنها راه باقی مانده برای فروشنده رقابت بر مبنای قيمت خواهد بود.
« اعتماد وجه نقد تمام خريد و فروش هاست»

بیشتر بدانید: چرا CRM؟

توجه مهم:
هزينه بدست آوردن يک مشتری تازه بسيار سنگين است. از سوی ديگر، از دست دادن يک مشتری تنها به معنای محروم شدن از خريد و درآمد تمام عمر از وی نيست. بنا به يافته های Tarp، واحد پژوهش وزارت بازرگانی ايالات متحده، هر مشتری ناخشنود براشت خود از بنگاه را دست کم به 11 نفر منعکس می کند و اين زنجيره موجب از دست رفتن بخش بزرگی از مشتريان نهان (بالقوه) چنان سازمانی می گردد.

بیشتر بدانید: مشتری محوری در همه ابعاد سازمان

همه مشتريان ناخشنود را نبايد از دست رفته دانست. امروزه بساری از سازمان ها نظام هايی را برپاکرده اند که صميمانه ديدگاه مشتريان  ناخشنود را جويا شده و در پی رفع مشکل بر می آيند. ديگر از تابلوهايی که بر پيشخوان بيمارستانها جا می دادند و مضمون آن ” شکايت ها تنها بين ساعات نه تا ده بامداد پذيرفته می شوند“ بود، خبری نيست. بسياری از سازمان ها شماره تلفن رايگان و بيست و چهار ساعته ای را بر روی تمام فرآورده ها چاپ می کنند که بدان وسيله مشتری می تواند ناخشنودی، شکايت و پيشنهادهای خود را هرگاه که بخواهد به سازمان اعلام کند.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail

مشتری محوری در همه ابعاد سازمان

زمانی که يک سازمان از محصول مداری به مشتری محوری سوق پيدا می کند، بايد فرآيندها و رفتارهای مشتری محور را زيرساخت های جديد حمايت کنند. تغييراتی که همه ديوارها را فرو می ريزد، کارکنان را آموزش می دهد که بتوانند در محيط جديد کار تيمی انجام دهند. ارتباطات را تسهيل می کند، ابزار پيچيده اطلاعاتی بکار می برد تا تصميمات مشتری محور گرفته شوند. ابزارهای اطلاعاتی به مديران اجازه می دهد متوجه روندهايی که قبلا نمی ديدند بشوند، روابط بالقوه را کشف کرده و ارتباطات پنهان را شناسايی کنند.

بیشتر بخوانید: چرا CRM؟

مشتری و همه مدیریت های سازمان
در رویکرد سنتی، فروشنده محصولات سازمان را مديريت می کند و مديران سازمان، مسئول ميزان فروش فعلی محصولات سازمان هستند. در حالی که در CRM فروشنده مشتريان سازمان را مديريت می کند و مديران سازمان مسئول پاسخگويی به رشد ارزش های مورد نياز اين مشتريان در طی زمانی که سازمان به فعاليت خود ادامه می دهد می باشند. بنابراین همه مدیریت های یک سازمان فارغ از شرح وظائف خود در مدیریت رفتار با مشتری مسئولیت یکسان دارند.

بیشتر بخوانید: بازاریابی اتوماسیون فروش: ایجاد رویداد فوتی و فوری

CRM یک اقدام همه جانبه
CRM در پی حمايت از مشتريان در طول زمان، مديريت بر يک سری تعاملات با مشتريان و سنجش ميزان رضایت مشتری از محصولات گوناگون سازمان است.
برای اجرای اين فرآيند مراحل زير بايد طی شوند:
1- شناسايی: مشتريان خود را بشناسيد.
2- متمايز سازی: مشتريان خود را متمايز کنيد.
3- تعامل: با مشتريان خود تعامل داشته باشيد.
4- تطبيق: رفتارهای سازمان خود را با مشتری تطبق دهيد.

Facebooktwittergoogle_plusredditpinterestlinkedinmail